ウエストスタート株式会社は、神奈川県横浜市の中小企業診断士による経営コンサルタントです。

あるクライアント先のＫ社では、今年より各チームのリーダーが集まり、月に1回リーダー会議を開催しています。中には、別の営業所や支店にいるメンバーもいるため、これまでは特に定例会という形を設けずに、必要な議題があるときのみ集まっていました。

しかし日々の業務に追われていると、大事な議題があっても個々の判断で進めてしまったり、メンバーへの情報共有が遅れたり・・・など、何かと問題が生じるようになりました。

そこで人事担当者に相談された私は、月１の会議を提案。さらに、会議アジェンダや議事録とは別に、個々が会議で発表する内容について（売上や目標設定、将来のビジョンなど。会議で決まった内容も含む）を書面化してほしいとお願いしたのです。

当初は、「それは必須なんでしょうか？」「忙しくて出せないかもしれませんが……」など、私からの提案に難色を示すメンバーもいました。しかし、いざ会議を開催してみると、全員が会議に参加し、私からのリクエストにもしっかりと対応していたのです。

会議を始めて3ヶ月目のある日、リーダーのAさんが私に声をかけてきてくれました。
「西端さん、書くっていいですね。自分の頭の中もすごく整理できるし、書くことで“本当にこの目標を達成しよう！”　という気持ちが強くなるんです。実は今、会議がないタイミングでも、自分用に日々の気づきを記録するようにしています。もし継続できたら、メンバーにも勧めてみようかと！」

そんなＡさんの言葉に、私はうれしくなったと同時に、正直なところ少し驚きも感じました。Ａさんの仕事に対する姿勢やメンバーに対する姿勢が、明らかに以前と変わったように感じたからです。私の予想以上に、書面化することが大きな影響をもたらしたのかもしれません。

「書面化することの大切さ」　Aさんは、改めて私にそのことを気付かせてくれたように思います。