キントーンを使った業務改善1〜案件管理〜
そろそろ個人で管理しているエクセルから脱却しませんか
マイクロソフトエクセルでの案件管理
マイクロソフトエクセル（Microsoft Excel） は、Microsoftが開発したスプレッドシート（表計算）ソフトウェアです。データの整理、計算、分析、視覚化に広く使われており、個人から企業まで多くの場面で活用されている素晴らしいソフトウェアです。
しかしながらエクセルを業務で使う場合限界があります
1. あの案件どうなってたっけ？ 〜データの一元管理が難しい問題点: エクセルでは、複数の案件やチームメンバーが関与する場合、データが分散しやすく、重複や矛盾が発生します。
事例: A社はエクセルで案件進捗を管理していましたが、営業チームと管理部門がそれぞれ異なるエクセルファイルを使用していました。結果として、同じ案件について異なる進捗状況が記録され、クライアントに誤った情報を提供してしまい信頼を損ねました。- 2. どのファイルを見れば良いの？ 〜更新や共有に手間がかかる問題点: エクセルはファイル形式であるため、複数人が同時に編集する際に競合が発生したり、最新のデータを共有するのに時間がかかる場合があります。
事例: B社では、案件進捗をチームリーダーが週次でエクセルに更新していました。しかし、更新したファイルをメールで共有する運用を行っており、毎回どのファイルが最新か分からず、古い情報に基づいて意思決定が行われました。その結果、クライアントへの納期が遅延しました。 - 3. また落ちちゃった 〜エラーが発生しやすい問題点: 手動入力が基本であるため、タイプミスやセルの計算式のエラーが発生しやすい。また、ミスに気づかないまま運用が進むことも多いです。
事例: C社では案件の原価計算をエクセルで行っていましたが、担当者が計算式を誤って設定していました。その結果、利益率を過大に見積もり、低価格で契約を結んだ案件が赤字になりました。 - 4. 表が複雑過ぎる 〜見える化が難しい問題点: エクセルでは進捗状況や案件のステータスを視覚的に把握しにくい場合があります。特に、複数案件を並行して管理する際に課題となります。
事例: D社では案件ごとの進捗をエクセルのリスト形式で管理していましたが、どの案件が遅れているのか一目で分からず、クライアント対応の優先順位を誤る事態が発生しました。 - 5.表やグラフを作るのに期間がかかる 〜 拡張性に限界がある問題点: 案件の数や関係者が増えると、エクセルでは管理が煩雑になり、データの検索やフィルタリングも効率的に行えなくなります。
事例: E社では、数十件の案件を同時進行で管理していましたが、エクセルファイルが複雑化し、必要な情報を見つけるのに時間がかかりました。また、担当者が変更になった際、引き継ぎに非常に手間がかかりました。 - 6. ファイル毎に閲覧権限を設定したいんだけど。。。 〜セキュリティの問題問題点: エクセルファイルはパスワードで保護できますが、情報漏えいのリスクが高く、アクセス権限の管理も限定的です。
事例: F社では、案件情報をエクセルで管理しており、全社員がアクセスできる共有フォルダに保存していました。ある社員が誤って外部にファイルを送信し、顧客情報が漏洩する事態となりました。 - 8.処理 時間がかかる〜大量データ処理の限界問題点: エクセルは大量のデータを扱うと動作が遅くなり、計算や検索にも時間がかかるようになります。
事例: H社では、数千件の案件データを1つのエクセルシートで管理していましたが、動作が遅くなるだけでなく、計算式が頻繁にエラーを起こし、作業効率が著しく低下しました。 - 10. どれが重要かがわからない 〜データ管理の限界問題点: エクセルではプロジェクトや案件のスケジュール管理が難しく、進捗や締切に関する視覚的なフィードバックが得られません。
事例: J社では、案件の納期と進捗をエクセルの表形式で管理していましたが、締切間近のタスクが見逃されることが多発しました。その結果、いくつかの案件で納期を守れず、クライアントからの信用を失う事態に陥りました。 - 14. スマホでも見たいんだけど〜モバイルデバイスでの利用が不便問題点: エクセルはモバイルデバイスでの閲覧や編集に適しておらず、外出先での迅速な対応が難しいです。
事例: N社では、外出中の営業担当者が案件情報を確認する際、エクセルファイルをスマートフォンで開こうとしましたが、レイアウトが崩れて見づらく、重要な情報を見逃してしまいました。
