ウエストスタート株式会社は、神奈川県横浜市の中小企業診断士による経営コンサルタントです。

今回は、「会議の事前打合せ」が必要なのはどんなケースか？　についてお話ししたいと思います。そもそも、「会議の前に打合せをするなんて、時間の無駄ではないか？」と思う方もいるかもしれません。しかし、会議の内容や状況によって、この事前打合せが大きな意味をもつ場合もあるのです。

ではこの事前打合せは、どんな場合に必要なのでしょうか？　私が最近、特に重要だと感じているのは、会議の目的の中に「決定事項に向けて、円滑に話し合いを進める」という意味合いが含まれている場合です。

議題の中には、すでに“ある程度の答えが決まっている”内容もあります。しかし、複数のメンバーには合意が取れているものの、数名のメンバーからは全く了承が得られていない、もしくは、反対の可能性が高そうなケースもあるでしょう。

そこで予め、「反対意見が出そうなメンバーや関連部署にヒアリングを実施したり、影響を受けそうなメンバーに対して細かい調整をする」。これが、事前打合せになります。

もちろん、これは「誰か1人の意見に統一しよう」「強制的に意見を合わせてもらおう」というものではありません。それぞれの立場から、しっかりと発言をしてもらうための“大事な事前打合せ”です。また、大きな混乱もなく会議が進行し、良いディスカッションが出来るといったメリットもあります。まだ会議前の事前打合せをおこなったことが無い方は、ぜひ一度、実践してみてはいかがでしょうか。

事前打合せについては、必要はケースだけでなく不要なケースもあります。それについては、次回のコラムでお話ししますので、どうぞお楽しみに！