2021年04月29日
【コンサル現場から】会議内容を書面にすることの大切さ
突然ですが皆さんは、会議の参加中、「いったい、この会議は何のためにやっているのだろうか？」と、疑問をもってしまった経験はありませんか？ 私も会社員時代はもちろん、中小企業診断士になり、お客様先の会議に参加した際にも経験があります。
では、なぜこのような疑問をもってしまうのでしょうか？ いくつかの要因があると思いますが、その一つに「会議での議論が空中戦になっている」ことが考えられます。ここでの“空中戦”とは、会議の参加者が、話し合いの内容を文字にすることなく、ただひらすら言葉だけが飛び交っている状態のことを言います。
これは、若手や中堅社員の方が参加する会議に限ったことではなく、部長クラスの方が参加する会議でも、時おり目にする光景です。特に経営計画会議などでは、今後の企業が目指す道やビジョンを話す場となるので、余計に文字にすることが重要になります。
経営計画で決まった方針は、PDCAサイクル（Plan（計画）→Do（実行）→Check（評価）→Action（改善））の流れにのせ、まずは目標を設定し、アクションプランを作る必要があります。だからこそ、会議での内容を文字（書面）にすることがとても大事になるのです。
多くの方は、「もちろん、書面にしていますよ」と答えるかもしれません。しかし、その内容をしっかりと“使えるモノ”にすることも含め、改めて意識してみてはいかがでしょうか？
